Privacybeleid Grinta Cyclesport
Privacy en veiligheid
Met je persoonlijke gegevens, welke je doorgeeft bij je inschrijving als lid van onze vereniging, gaan wij zeer vertrouwelijk om, geheel conform de normen van de Europese wet op de privacy, de AVG. We vragen je alleen die persoonlijke gegevens welke werkelijk van belang zijn voor de doelstelling van onze vereniging. We kunnen ons echter ook voorstellen dat je graag wilt weten wat wij ermee doen. Dat vertellen we je hier graag op een zo’n helder mogelijke manier.
Heb je na het lezen hiervan nog vragen, laat het ons dan weten via info@grinta.frl.
Veilig bewaren en beschermen
Alle gegevens die wij over jou hebben verzameld slaan wij op in een digitaal ledenbestand welke alleen wordt gebruikt door de bestuursleden. Wie niets met jouw gegevens te maken heeft, kan er simpelweg niet bij. Geven we jouw gegevens aan iemand anders – je leest hieronder waarom en wanneer we dat doen – dan eisen we dat die ander net zo zorgvuldig met jouw gegevens omgaat als wij en ze alleen gebruikt voor het doel waarvoor deze partij of persoon ze heeft gekregen. Hij/zij is verplicht hiervoor een geheimhoudings- of een verwerkersovereenkomst te ondertekenen, waarin hij/zij verklaart zich hieraan te houden.
Het beheer van je persoonsgegevens is ondergebracht op een centrale plaats bij een speciaal aangestelde privacy-functionaris. In ons geval is dat de secretaris. Hij/zij is verantwoordelijk voor aanvraag, opslag en uitgifte van persoonsgegevens. Het gebruik van persoonsgegevens door anderen binnen de vereniging kan uitsluitend na fiattering door hem/haar en het ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst.
Mocht je het gevoel hebben dat zaken niet correct gebeuren, laat het ons dan weten via het volgende emailadres: info@grinta.frl.
Wat doen we met je gegevens
Wij gebruiken je gegevens voor verschillende doelen. Hierna kun je zien welke doelen dat zijn.
Inschrijven als lid
Voor je inschrijving als lid van Grinta Cyclesport hebben we je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres en betaalgegevens nodig. Daarmee kunnen we de factuur voor de contributie sturen, de collectieve schadefietsverzekering verzorgen, je voorzien van clubinformatie, je nieuwsbrieven sturen en je uitnodigen voor vergaderingen.
Soms hebben we nog aanvullende gegevens nodig zoals de maat van je sportkleding om de clubkleding te bestellen. Deze laatst genoemde gegevens verzamelen we alleen incidenteel op projectbasis op momenten dat bestellingen opportuun worden. Mocht je je zelf uit laten schrijven als lid dan zullen je persoonsgegevens nog 2 jaar bewaard blijven voor uitsluitend statistische gegevens. Je zult geen mails meer ontvangen en je kunt niet meer inloggen op het beveiligde gedeelte van de website. Financiële gegevens zijn wij wettelijk verplicht om 7 jaar te bewaren.
Schadefietsverzekering
Bij de inschrijving als lid van Grinta Cyclesport is standaard opgenomen dat wij voor jou als lid een schadefietsverzekering afsluiten. Hierdoor ben je tijdens het fietsen (al dan niet in clubverband) tot een overeengekomen bedrag verzekerd tegen diefstal van de fiets en materiële schade bij een ongeval. Deze collectieve verzekering sluiten wij af via onze overkoepelende organisatie, de NTFU en daarom verstrekken wij hen de benodigde gegevens zoals naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s) en e-mailadres. Grinta Cyclesport is met de NTFU overeengekomen dat zij de gegevens uitsluitend mag gebruiken voor het afsluiten van de schadefietsverzekering, het sturen van een ledenpas voor o.a. korting bij inschrijvingen voor toertochten en het sturen van overige fiets gerelateerde, niet commerciële informatie.
Clubkleding
Voor het bestellen van clubkleding krijg je eigen inloggegevens bij Kalas. Grinta Cyclesport heeft geen inzage in deze gegevens.
Wat doen we niet met je gegevens?
Wij gebruiken je gegevens nooit om deze zonder toestemming te delen met andere partijen en/of personen, anders dan voor de doelstelling van onze vereniging.
Kloppen je gegevens niet of zijn ze gewijzigd?
Klopt er iets niet, wil je je gegevens inkijken, laten wijzigen of verwijderen, neem dan contact op met onze secretaris info@grinta.frl.
Heb je klachten of vragen?
Meld het ons. Op deze webpagina vind je een serie voorbeeldbrieven opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens welke je daarvoor kunt gebruiken. Uiteraard staat het je vrij om zelf een brief samen te stellen of per email contact te zoeken. De correspondentie kun je sturen naar: info@grinta.frl.
Voorbeeld documenten/formulieren voor klachten, wijzigingen en/of verwijderingen.
Indien je wijzigingen, klachten of een verzoek tot verwijdering wilt doorgeven dan kun je naar eigen inzicht gebruik maken van onderstaande downloadbare voorbeelden, opgesteld door de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) en welke je kunt sturen naar onze beheerder:
Per email: info@grinta.frl
Per post tav de secretaris van de vereniging.
REGLEMENT BIJ VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR LEDEN VAN GRINTA
Alle eigen leden die persoonsgegevens van andere leden van Grinta Cyclesport verwerken dienen de volgende gegevens te respecteren of volgens deze regels te handelen.
- Alle persoonsgegevens van de leden van Grinta Cyclesport zijn of worden verzameld met als primaire doel om in verenigingsverband te kunnen fietsen door lid te zijn van onze vereniging. Het gebruik voor aanvullende of andere doelstellingen kan slechts door persoonlijke toestemming van de betrokkenen (lees: leden).
- De persoonsgegevens worden beheerd door de aangestelde privacy-functionaris en zijn daar, voor bijvoorbeeld speciale projecten, op aanvraag en met onderbouwde argumenten verkrijgbaar. Het ter beschikking stellen van deze gegevens aan bestuursleden, commissieleden of gewone leden van de vereniging is ter beoordeling van de privacy-functionaris, in ons geval de secretaris van Grinta Cyclesport. Hij/zij dient hierbij te handelen binnen de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- Het ter beschikking stellen van de persoonsgegevens gaat te allen tijden gepaard met het ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst.
- Leden, in de meest brede zin van het woord, die op eigen initiatief zonder toestemming van de privacy-functionaris en zonder het ondertekenen van de geheimhoudingsovereenkomst persoonsgegevens verwerken zijn in overtreding. Door de Autoriteit Persoonsgegevens opgelegde boetes dientengevolge, zullen dan ook op het individuele lid worden verhaald.
- Nadat toestemming is gekregen en de geheimhoudingsovereenkomst is getekend dient de interne verwerker de volgende regels in acht te nemen:
a. De persoonsgegevens moeten altijd op individuele basis worden verwerkt. Concreet betekent dat o.a.:
· E-mails mogen nooit in de primaire adressering alle e-mailadressen bevatten van de aangeschreven leden/personen. Gebruik hiervoor de BCC om de e-mail adressen van de overige geadresseerden
onzichtbaar te maken.
· WhatsApp-groepen mogen alleen samengesteld worden met vooraf verkregen toestemming van de leden van de groep of door eigen inschrijving van de leden van de groep.
b. Als geadresseerde leden bij de verwerker aangeven bepaalde e-mails niet te willen ontvangen dan dient de verwerker dit ook door te geven aan de privacy-functionaris, zodat hij/zij daar bij toekomstige verzoeken rekening mee kan houden en dit kan aantekenen in het verwerkingsregister.
c. Na afloop van het project dient de verwerker de verkregen persoonsgegevens terug te geven aan de privacy-functionaris of te vernietigen. Het niet nakomen van deze actie betekent dat er een data lek is ontstaan en dat de vereniging hiervoor beboet kan worden door de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze boete wordt in zo’n voorkomend geval verhaald op de verwerker. - Omdat Grinta Cyclesport in het verleden een overzicht van de leden op de website had, is het nu noodzakelijk dat deze niet meer zichtbaar is.