Privacybeleid

Privacybeleid Grinta Cyclesport

Privacy en veiligheid
Met je persoonlijke gegevens, welke je doorgeeft bij je inschrijving als lid van onze vereniging, gaan wij zeer
vertrouwelijk om, geheel conform de normen van de Europese wet op de privacy, de AVG.
We vragen je alleen die persoonlijke gegevens welke werkelijk van belang zijn voor de doelstelling van onze
vereniging.
We kunnen ons echter ook voorstellen dat je graag wilt weten wat wij ermee doen. Dat vertellen we je hier graag op
een zo’n helder mogelijke manier. Heb je na het lezen hiervan nog vragen, laat het ons dan weten
via info@grinta.frl.

Veilig bewaren en beschermen
Alle gegevens die wij over jou hebben verzameld slaan wij op in een excel document welke alleen wordt gebruikt door
de bestuursleden.
Wie niks met jouw gegevens te maken heeft, kan er simpelweg niet bij. Geven we jouw gegevens aan iemand anders – je
leest hieronder waarom en wanneer we dat doen – dan eisen we dat die ander net zo zorgvuldig met jouw gegevens
omgaat als wij en ze alleen gebruikt voor het doel waarvoor deze partij of persoon ze heeft gekregen. Hij/zij is
verplicht hiervoor een geheimhoudings- of een verwerkersovereenkomst te ondertekenen, waarin hij/zij verklaart zich
hieraan te houden.
Het beheer van je persoonsgegevens is ondergebracht op een centrale plaats bij een speciaal aangestelde
privacy-functionaris. In ons geval is dat de secretaris. Zij is verantwoordelijk voor aanvraag, opslag en uitgifte
van persoonsgegevens. Het gebruik van persoonsgegevens door anderen binnen de vereniging kan uitsluitend na
fiattering door haar en het ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst.
Mocht je het gevoel hebben dat zaken niet correct gebeuren, laat het ons dan weten via het volgende emailadres: info@grinta.frl.

Wat doen we met je gegevens
Wij gebruiken je gegevens voor verschillende doelen. Hierna kun je zien welke doelen dat zijn.

Inschrijven als lid
Voor je inschrijving als lid van Grinta Cyclesport hebben we je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s),
e-mailadres en betaalgegevens nodig. Daarmee kunnen we de factuur voor de contributie sturen, de collectieve
schadefietsverzekering verzorgen, je voorzien van clubinformatie, je nieuwsbrieven sturen en je uitnodigen voor
vergaderingen.

Soms hebben we nog aanvullende gegevens nodig zoals de maat van je sportkleding om de clubkleding te
bestellen. Deze laatst genoemde gegevens verzamelen we alleen incidenteel op projectbasis op momenten dat
bestellingen opportuun worden.
Mocht je je zelf uit laten schrijven als lid dan zullen je persoonsgegevens nog 2 jaar bewaard blijven voor
uitsluitend statistische gegevens. Je zult geen mails meer ontvangen en je kunt niet meer inloggen op het beveiligde
gedeelte van de website.
Financiële gegevens zijn wij wettelijk verplicht om 7 jaar te bewaren.

Schadefietsverzekering
Bij de inschrijving als lid van Grinta Cyclesport is standaard opgenomen dat wij voor jou als lid een
schadefietsverzekering afsluiten. Hierdoor ben je tijdens het fietsen (al dan niet in clubverband) tot een
overeengekomen bedrag verzekerd tegen diefstal van de fiets en materiële schade bij een ongeval. Deze collectieve
verzekering sluiten wij af via onze overkoepelende organisatie, de NTFU en daarom verstrekken wij hen de benodigde
gegevens zoals naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s) en e-mailadres.
Grinta Cyclesport is met de NTFU overeengekomen dat zij de gegevens uitsluitend mag gebruiken voor het afsluiten van
de schadefietsverzekering, het sturen van een ledenpas voor o.a. korting bij inschrijvingen voor toertochten en het
sturen van overige fiets gerelateerde, niet commerciële informatie.

Nieuwsbrieven
Periodiek verzenden wij nieuws per mail naar al onze leden en sponsoren. Hierin staat verenigingsinformatie,
zoals bestuursbesluiten, aankondigingen van activiteiten, verslagen van gehouden activiteiten e.d.

Clubkleding
Voor het  bestellen van clubkleding krijg je eigen inloggegevens bij Lawi. Grinta Cyclesport heeft geen inzage
in deze gegevens.

Wat doen we niet met je gegevens?
Wij gebruiken je gegevens nooit om deze zonder toestemming te delen met andere partijen en/of personen, anders dan voor de doelstelling van onze vereniging.

Kloppen je gegevens niet of zijn ze gewijzigd?
Klopt er iets niet, wil je je gegevens inkijken, laten wijzigen of verwijderen, neem dan contact op met
onze secretaris info@grinta.frl.

Heb je klachten of vragen?
Meld het ons. Op deze webpagina vind je een serie voorbeeldbrieven opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens
welke je daarvoor kunt gebruiken. Uiteraard staat het je vrij om zelf een brief samen te stellen of per email
contact te zoeken.
De correspondentie kun je sturen naar: info@grinta.frl

Voorbeeld documenten/formulieren voor klachten, wijzigingen en/of verwijderingen.
Indien je wijzigingen, klachten of een verzoek tot verwijdering wilt doorgeven dan kun je naar eigen inzicht gebruik
maken van onderstaande downloadbare voorbeelden, opgesteld door de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) en welke je kunt
sturen naar onze beheerder:

Per email: info@grinta.frl
Per post:

Grietje Hofstede-Jensma
secretaris Grinta Cyclesport
Patrizekloft 14
9244 EV Beetsterzwaag

REGLEMENT BIJ VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR LEDEN VAN GRINTA

Alle eigen leden die persoonsgegevens van andere leden van Grinta Cyclesport verwerken dienen de volgende
gegevens te respecteren of volgens deze regels te handelen.

  1. Alle persoonsgegevens van de leden van Grinta Cyclesport zijn of worden verzameld met als primaire
    doel om in verenigingsverband te kunnen fietsen door lid te zijn van onze vereniging.
    Het gebruik voor aanvullende of andere doelstellingen kan slechts door persoonlijke toestemming van de
    betrokkenen (lees: leden).
  2. De persoonsgegevens worden beheerd door de aangestelde privacy-functionaris en zijn daar, voor
    bijvoorbeeld speciale projecten, op aanvraag en met onderbouwde argumenten verkrijgbaar.
    Het ter beschikking stellen van deze gegevens aan bestuursleden, commissieleden of gewone leden van de
    vereniging is ter beoordeling van de privacy-functionaris, in ons geval de secretaris van Grinta Cyclesport.
    Hij/zij dient hierbij te handelen binnen de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
  3. Het ter beschikking stellen van de persoonsgegevens gaat te allen tijden gepaard met het
    ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst.
  4. Leden, in de meest brede zin van het woord, die op eigen initiatief zonder toestemming van de
    privacy-functionaris en zonder het ondertekenen van de geheimhoudingsovereenkomst persoonsgegevens verwerken
    zijn in overtreding.
    Door de Autoriteit Persoonsgegevens opgelegde boetes dientengevolge, zullen dan ook op het individuele lid
    worden verhaald.
  5. Nadat toestemming is gekregen en de geheimhoudingsovereenkomst is getekend dient de interne
    verwerker de volgende regels in acht te nemen:
    a.    De persoonsgegevens moeten altijd op individuele basis worden verwerkt. Concreet betekent dat o.a.:
    · E-mails mogen nooit in de primaire adressering alle e-mailadressen bevatten van de
    aangeschreven leden/personen. Gebruik hiervoor de BCC om de e-mail adressen van de overige geadresseerden
    onzichtbaar te maken.
    · WhatsApp-groepen mogen alleen samengesteld worden met vooraf verkregen toestemming van de leden van de groep
    of door eigen inschrijving van de leden van de groep.
    b.  Als geadresseerde leden bij de verwerker aangeven bepaalde e-mails niet te willen ontvangen dan dient de
    verwerker dit ook door te geven aan de privacy-functionaris, zodat hij/zij daar bij toekomstige  verzoeken
    rekening mee kan houden en dit kan aantekenen in het verwerkingsregister.
    c.   Na afloop van het project dient de verwerker de verkregen persoonsgegevens terug te geven aan
    de privacy-functionaris of te vernietigen. Het niet nakomen van deze actie betekent dat er een data lek is
    ontstaan en dat de vereniging hiervoor beboet kan worden door de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze boete wordt
    in zo’n voorkomend geval verhaald op de verwerker.
  6. Omdat Grinta Cyclesport in het verleden een overzicht van de leden op de website had, is het nu
    noodzakelijk dat deze niet meer zichtbaar is.