Huishoudelijk Reglement
Grinta cyclesport Drachten‐Beetsterzwaag
Artikel 1. Algemene bepalingen.
1. De vereniging genaamd: “Grinta cyclesport Drachten‐Beetsterzwaag”, hierna verder te
noemen de vereniging of Grinta, is bij notariële acte opgericht op 14 juni 2012 en is gevestigd
in Opsterland.
2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in samenhang met de statuten van de
vereniging.
3. De vereniging heeft ten doel het (doen) beoefenen, alsmede bevorderen van de wielersport
in al zijn verschijningsvormen (met uitzondering van de professionele wielersport). De
vereniging richt zich hierbij op de prestatieverbetering van de recreatieve wielrenner, maar
kent geen wedstrijdambities.
4. De vereniging is aangesloten bij de Nederlandse Toer Fiets Unie (NTFU).
Artikel 2. Verenigingsjaar.
1. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Artikel 3. Leden.
1. De vereniging kent gewone leden, ereleden en donateurs. De vereniging kent geen
jeugdleden, zijnde natuurlijke personen jonger dan 18 jaar.
2. Gewone leden zijn natuurlijke personen die zich schriftelijk hebben aangemeld bij het
secretariaat, door het bestuur zijn toegelaten en zijn ingeschreven bij de NTFU.
3. Ereleden zijn natuurlijke personen die zich voor de vereniging bijzonder verdienstelijk
hebben gemaakt en daartoe op voorstel van het bestuur worden benoemd door de
algemene ledenvergadering.
4. Donateurs zijn natuurlijke personen of rechtspersonen, die door het bestuur zijn toegelaten
en die de vereniging steunen in financiële en/of materiële zin.
5. Het bestuur houdt een register bij met de persoonsgegevens van gewone leden, ereleden en
donateurs conform de privacywetgeving, ook wel bekend als de Algemene Verordening
Gegevensbescherming. Dit register wordt bewaard in een afdoende beveiligde omgeving.
Alleen gegevens noodzakelijk voor het lidmaatschap en uitvoeren van verenigingstaken
worden vastgelegd. Een lid heeft recht op inzage van de persoonsgegevens, deze te laten
corrigeren of te verwijderen en kan hiervoor contact opnemen met het bestuur.
Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden en worden niet
gedeeld met sponsoren. De gegevens worden gedeeld met de NTFU voor het verzorgen van
de ledenadministratie, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
6. Het lidmaatschap vangt aan door het invullen en ondertekenen van een door de secretaris
verstrekt aanmeldingsformulier. Het bestuur draagt er zorg voor dat het nieuwe lid wordt
aangemeld bij de NTFU. Bij simultaan lidmaatschap van een andere, bij de NTFU aangesloten
vereniging, dient het nieuwe lid aan te geven of de contributie aan de NTFU door Grinta
afgedragen dient te worden.
7. Aspirant leden worden ter kennismaking uitgenodigd deel te nemen aan een, voor dit doel
geschikt bevonden training. De naam van het aspirant lid wordt hierbij toegevoegd aan de
lijst met deelnemers. Aspirant leden worden door het secretariaat of door het introducerend
lid geïnformeerd over de inhoud van de training en de verzekeringsvoorwaarden. Deze
voorwaarden houden in dat aspirant leden persoonlijk zijn verzekerd voor letsel, schade of
wettelijke aansprakelijkheid en niet via de vereniging. Na maximaal 3 trainingen dient een
besluit genomen te worden over definitieve toetreding als lid of niet.
8. Het lidmaatschap eindigt door:
a. Schriftelijke opzegging van een lid aan de secretaris van de vereniging, tenminste 4
weken voor het nieuw verenigingsjaar.
b. Overlijden
c. Royement, conform de statuten
d. Beëindiging van het lidmaatschap van de NTFU
9. Alle leden zijn contributieplichtig, met uitzondering van de ereleden. Deze contributie is
jaarlijks bij vooruitbetaling verschuldigd en wordt als beëindigd beschouwd indien artikel 3.8
van dit reglement van toepassing is. Bij aanmelding als lid na 1 juli wordt voor dat jaar de
helft van het jaarlijkse bedrag aan contributie in rekening gebracht. De contributie wordt in
beginsel middels een (na een door het lid daarvoor verstrekte machtiging) automatische
incasso geïnd, tenzij voor dit laatste een ontheffing is verleend.
10. Alle leden heb de volgende rechten en plichten:
a. Bij toetreding als lid hebben zij recht op een exemplaar van de statuten en het
huishoudelijk reglement.
b. Zij hebben het recht deel te nemen aan de besluitvorming in de ledenvergadering.
c. Zij hebben het recht van vrije toegang tot tochten en bijeenkomsten die door de
vereniging zijn georganiseerd, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
d. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen,
waarop het bestuur gehouden is deze zo spoedig mogelijk te (doen) behandelen of
te (doen) onderzoeken en van haar bevindingen verslag te doen aan het lid dat het
voorstel, klacht of wens heeft ingediend.
e. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
f. Zij hebben de plicht om tijdig wijzigingen van hun e‐mailaccount, woonadres,
telefonische en/of bankgegevens door te geven.
g. Zij hebben de plicht tot naleven van de reglementen evenals van de door of namens
het bestuur gegeven richtlijnen, naast de voorschriften van de NTFU.
h. Daarnaast wordt van de leden verwacht dat zij naar vermogen zullen bijdragen aan
het vrijwilligerswerk binnen de vereniging.
Artikel 4. Bestuur.
1. Het bestuur bestaat uit ten minste drie personen die door de algemene ledenvergadering uit
haar midden worden benoemd, waaronder de voorzitter, de secretaris en de
penningmeester.
2. Ieder bestuurslid wordt benoemd voor een periode van 3 jaar en treedt af volgens een
vastgesteld rooster. Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar.
3. Het bestuur heeft de leiding in alle zaken die de vereniging aangaan en het ziet toe op de
naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Het bestuur behartigt alle
belangen, rechten en plichten van de vereniging en legt daarover verantwoording af aan de
algemene ledenvergadering.
4. De voorzitter van het bestuur heeft de algemene leiding van de vereniging en
vertegenwoordigt de vereniging in alle contacten. De voorzitter houdt toezicht op het
verenigingsleven, ziet toe op de juiste taakverdeling en fungeert bij alle officiële
vertegenwoordigingen als woordvoerder, tenzij deze taak aan een ander is overgedragen. De
voorzitter leidt alle vergaderingen en ziet erop toe dat alle door de algemene
ledenvergadering genomen besluiten op de juiste wijze worden uitgevoerd.
5. De secretaris is verantwoordelijk voor het voorbereiden van en de vastlegging van alle
vergaderingen die binnen de vereniging plaatshebben. De secretaris is verantwoordelijk voor
de samenstelling (mede ten behoeve van de algemene ledenvergadering) van een jaarverslag
en houdt het verenigingsarchief bij. De secretaris is verantwoordelijk voor de
ledenadministratie en de bij het secretariaat binnengekomen bescheiden. De secretaris is
gerechtigd alle correspondentie namens het bestuur te ondertekenen.
6. De penningmeester is belast met de financiën van de vereniging. De penningmeester maakt
jaarlijks de jaarrekening op. Op een jaarlijkse algemene ledenvergadering brengt hij/zij
verslag uit van het gevoerde financiële beheer. De jaarrekening wordt door een commissie,
die door de algemene ledenvergadering wordt benoemd, nagezien. Deze kascommissie is
bevoegd de algemene ledenvergadering te adviseren om het bestuur al dan niet te
déchargeren voor het gevoerde financiële beleid.
7. De overige bestuursleden staan het Dagelijks Bestuur bij in hun werkzaamheden en hebben
het recht voorstellen in te dienen die verband houden met het doel van de verenging.
8. Het bestuur komt zo vaak bijeen als zij voor de goede uitoefening van haar taken
noodzakelijk acht.
9. Het bestuur kan naar eigen goeddunken commissies instellen en deze te allen tijde
ontbinden. Het bestuur stelt daarbij de taken en de bevoegdheden van de commissies vast
en onder wiens verantwoordelijkheid binnen het bestuur deze vallen.
Artikel 5. Algemene ledenvergadering.
1. De vereniging kent de jaarlijkse ledenvergadering en extra ledenvergaderingen.
2. De jaarlijkse ledenvergadering wordt gehouden binnen 6 maanden na afloop van een
verenigingsjaar op een door het bestuur vast te stellen tijdstip en plaats.
3. De oproep voor de jaarlijkse ledenvergadering geschiedt via e‐mail, met inachtneming van
een termijn van 14 dagen, onder vermelding van de te behandelen agendapunten.
4. De agenda van de jaarlijkse ledenvergadering bevat in ieder geval:
a. vaststelling agenda
b. vaststelling notulen van de vorige ledenvergadering
c. jaarverslag van het bestuur
d. jaarverslag van de penningmeester, verslag van de kascommissie, vaststelling van de
jaarstukken, contributie en begroting
e. benoeming bestuursleden en commissieleden
f. programma komend verenigingsjaar.
g. rondvraag
5. De jaarlijkse ledenvergadering worden geleid door de voorzitter van het bestuur of diens
plaatsvervanger.
6. Van de jaarlijkse ledenvergadering worden notulen gemaakt door de secretaris of een ander
door het bestuur aan te wijzen bestuurslid. De notulen worden via e‐mail ter kennis gebracht
aan de leden.
7. Alle besluiten op de jaarlijkse ledenvergadering worden genomen op basis van meerderheid
van de geldig uitgebrachte stemmen.
8. Het bestuur is verplicht binnen een termijn van 4 weken een extra ledenvergadering bijeen
te roepen op verzoek van gewone leden die 1/10 deel van het actuele ledenaantal van de
vereniging vertegenwoordigen.
Artikel 6. Communicatie.
1. Het bestuur is verantwoordelijk voor informatie aan de leden van de vereniging. Afhankelijk
van de inhoud kan dit in gedrukte vorm, als e‐mail of een mededeling in een voor dit doel
geïnstalleerde berichten appgroep. Alleen bestuursleden kunnen items plaatsen in deze
groep.
2. Informatie over de ritten en andere activiteiten wordt gegeven in de Cyql App. Deze
informatie wordt aangeleverd door de activiteiten commissie en valt onder
eindverantwoordelijkheid van het bestuur.
3. De leden kunnen onderling communiceren in een berichten appgroep voor leden, waarbij elk
lid een item kan plaatsen.
4. De vereniging beschikt over een website waarop informatie over de vereniging en haar
activiteiten wordt verschaft. Op deze website is een contactformulier voor aspirant leden
aanwezig.
Artikel 7. Ritten.
1. Het rittenschema wordt gepubliceerd in de Cyql app evenals andere door de vereniging
georganiseerde activiteiten. De leden kunnen hierbij aangeven of ze bij de activiteit aanwezig
zullen zijn of niet.
2. De week voorafgaand aan de rit of activiteit wordt nadere informatie gegeven over de
inhoud. Deze omvat een beschrijving van de route, startlocatie en tijd, afstand, type training
en eventueel een GPX bestand. Het bestuur is verantwoordelijk voor het benaderen van de
leden die de routes en activiteiten verzorgen.
3. Naar behoefte van de leden worden verschillende types ritten aangeboden. Hiervoor wordt
verwezen naar het document “Opzet trainingsritten”.
Artikel 8. Kleding.
1. Met een interval van minimaal 3 jaar wordt door de vereniging een wielertenue ontworpen
en door de leden aangeschaft. Voor het ontwerp wordt door het bestuur een ad hoc
commissie benoemd.
2. In principe wordt de kleding ontworpen in de clubkleuren rood, groen, wit en/of zwart. Na
raadpleging van de leden kan eventueel gekozen worden voor een andere kleurstelling.
3. Het besluit over het uiteindelijke ontwerp van de kleding wordt door het bestuur genomen.
4. Om tot een keuze van kledingleverancier te komen worden offertes aangevraagd bij
minimaal 2 verschillende aanbieders.
5. Per kledinguitgave wordt door het bestuur de hoogte van een (eventuele) korting voor de
leden bepaald. Hiervoor wordt verwezen naar het document “Kledingreglement”.
6. Het is verplicht om tijdens de ritten de meest recente clubkleding te dragen.
Artikel 9. Slotbepalingen.
1. Leden en donateurs zijn te allen tijde verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid en
gezondheid. De vereniging is niet aansprakelijk voor letsel aan personen of schade aan
fietsen of ander materiaal , ontstaan tijdens de deelname of het vervoer van en naar
toertochten of andere in clubverband bezochte activiteiten.
2. Het bestuur heeft als doel voor leden en betrokkenen een cultuur te creëren waar eenieder
zich altijd en onder alle omstandigheden veilig voelt. Het streven is om grensoverschrijdend
gedrag te voorkomen of in voorkomende gevallen adequaat op te treden. Voor de definitie
van grensoverschrijdend en de gedragsregels volgen wij de NTFU en het NOC*NSF. In
voorkomend geval kunnen leden gebruik maken van de vertrouwenscontactpersonen van de
NTFU.
3. Wijzigingen in dit reglement vinden plaats indien de algemene ledenvergadering hier toe
besluit. Daartoe moet het voorstel op de agenda van de betreffen algemene
ledenvergadering worden vermeld, en besluit met een meerderheid van stemmen worden
genomen. De wijzigingen mogen niet en strijd zijn met de wet of met de regels van de
sportbond.
Beetsterzwaag, 22 maart 2025.